A. Tujuan Penyusunan Kalender Akademik

  1. Kalender akademik diperlukan sebagai pedoman bagi seluruh civitas akademika perguruan tinggi dalam menjadwalkan semua kegiatan, baik kegiatan akademik maupun non akademik, selama satu tahun ajaran/tahun akademik.
  2. Kalender akademik perguruan tinggi merupakan pula pegangan bagi penyelenggara administrasi pendidikan dan pengajaran agar supaya seluruh kegiatan dapat terlaksana sesuai dengan siklus semesteran atau tahunan.

Oleh karena itu kalender akademik harus dibuat dengan secermat mungkin dengan memperhatikan semua ketentuan tentang administrasi pendidikan dan pengajaran atas dasar sistem kredit, ketentuan-ketentuan tentang libur resmi dan sebagainya.

B. Kegiatan Penyusunan Kalender Akademik

  1. Mengumpulkan data informasi untuk menyusun rancangan kelender akademik.
  2. Mengolah dan menata data informasi masukan.
  3. Menyampaikan rancangan/konsep kalender akademik kepada pimpinan perguruan tinggi untuk koreksi dan bahan pembahasan dalam rapat pimpinan tentang pengesahan kalender akademik.
  4. Mensosialisasikan, menggandakan, dan mendistribusikan kalender akademik.

C. Satuan Kerja yang Terlibat

Unsur satuan kerja yang terlibat dalam penyusunan kalender akademik dan pembagian tugasnya perlu diterapkan secara jelas. Karena kalender akademik berlaku untuk seluruh komponen/unit kerja yang terkait dengan penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran, maka teknis kegiatannya paling dikoordinasikan/ditangani pada Bagian Administrasi Akademik tingkat Sekolah Tinggi (Institusi). Walaupun informasi masukan yang perlu dihimpun dari semua pihak/unit/sub unit yang terkait termasuk unit-unit pelaksana seperti Prodi, lembaga/Institusi. Oleh karena itu penyusunan kalender akademik melibatkan :

  1. Ketua Sekolah Tinggi.
  2. Pembantu Ketua Sekolah Tinggi.
  3. Ketua Prodi.
  4. Lembaga Pendukung/Pusat Penelitian dan Pengabdian.
  5. Biro/Bagian Administrasi Akademik Kemahasiswaan
  6. Instansi/Sub Unit terkait.

D. Proses Penyusunan Kalender Akademik

Pada proses penyusunan kalender akademik yang menunjukan tata aliran dan tata hubungan antara satuan kerja yang terlibat. BAAK (Bagian Akademik) menerima masukan dari Ketua/Pembantu Ketua I tentang tanggal pengumuman penerimaan mahasiswa baru, penetapan hari-hari libur dan upacara kegiatan akademik, juga dari Program Studi tentang kegiatan akademik atau kegiatan lainnya (misalnya program Kerja Lapangan) dari LPPM tentang jadwal kegiatan KKN. BAAK kemudian menyusun rancangan kalender akademik untuk dimintakan koreksi dan pengesahan dari Ketua / Pembantu Ketua I kemudian menggandakannya dan menyebarluaskan ke seluruh unit di Perguruan Tinggi.

  • Kerangka Penyusunan Kalender Akademik
    • Penyusunan kalender akademik perlu memperhitungkan semua kegiatan yang diperkirakan akanmempengaruhi program pendidikan selama semester yang bersangkutan seperti kalender Pendidikan SMU/MA, hari-hari libur resmi, hari-hari Dies/hari ulang tahun Perguruan Tinggi, Wisuda dan upacara akademik lainnya seperti dies natalies dan sebagainya.
    • Rasio penggunaan waktu dan pencapaian Target Kegiatan.
    • Kalender akademik setidak-tidaknya harus tercantum ketetapan tanggal atau batas waktu.
    • Memperhatikan prioritas urutan kegiatan-kegiatan sebagai berikut :
  • Kegiatan Terstruktur
    • Pedaftaran Calon Mahasiswa Baru
    • Ujian Masuk
    • Her-Registrasi SPP dan Pendaftaran Rencana Studi Semester Ganjil Mahasiswa Lama
    • Pengumuman Hasil Ujian Masuk Penerimaan Calon Mahasiswa Baru
    • Registrasi, pembayaran SPP dan Pendaftaran Rencana Studi Mahasiswa Baru
    • Orentasi Studi bagi Mahasiswa Baru
    • Perkuliahan Semester Ganjil
    • Ujian Tengah Semester Ganjil
    • Minggu Tekun Semester Ganjil
    • Ujian Akhir Semester Ganjil
    • Wisuda Gelombang ! /Semester Ganjil
    • Pembayaran SPP dan Her-Registrasi Semester Genap
    • Kuliah Kerja Nyata
    • Pekuliahan Semester Genap
    • Dies Natalies
    • Ujian Tengah Semester Genap
    • Minggu Tekun Semester Genap
    • Ujian Akhir Semester Genap
    • Wisuda Gelombang II / Semester Genap
  • Kegiatan Tidak Terstruktur
    • Praktik mahasiswa Tahun I, praktik Mahasiswa Tahun II, Praktik Mahasiswa Tahun III, dan Praktik Matakuliah berbobot praktik waktu pelaksanaannya diatur oleh Program Studi.
    • Ujian Komprehensif dilaksanakan setiap bulan dan Skripsi, setiap bulan genap/dilaksanakan sekurang-kurangnya 10 hari menjelang pelaksanaan Wisuda.
    • Stadium Generale, diskusi, Penelitian, Pengabdian Masyarakat diatur tersendiri 5. Ketentuan-ketentuan / kebijakan yang perlu diperhatikan dalam penyusunan kalender akademik Sekolah Tinggi Manajemen IMMI antara lain :
      • Tahun akademik penyelenggaraan pendidikan pada Pendidikan Tinggi dimulai dari awal bulan September berakhir pada akhir bulan Agustus. (PP/60/99).
      • Tahun akademik dibagi dalam dua semester (PP/60/99), yakni semester ganjil dan semester genap yaitu :
        • Semester Ganjil dimulai awal September dan berakhir pada akhir bulan Februari.
        • Semester genap dimulai awal bulan Maret dan berakhir pada akhir bulan Agustus.
      • Kalender Akademik Sekolah Tinggi Manajemen IMMI disusun setiap tahun dan ditetapkan melalui mekanisme Keputusan Ketua atau Pembantu Ketua I (Bidang Akademik) Sekolah Tinggi Manajemen IMMI.
      • Waktu penyusunan, penetapan dan penerbitan Kalender Akademik Sekolah Tinggi Manajemen IMMI dilaksanakan 2 (dua) bulan sebelum kegiatan Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru dimulai.
      • Alokasi Waktu Terjadwal Pada Kalender Akademik :
        • Pendaftaran Calon Mahasiswa Baru, dilaksanakan antara 30 samapai 40 hari kerja.
        • Ujian masuk, dilaksanakan minimal antara 1-2 hari kerja.
        • Pengumuman Hasil Ujian Masuk Penerimaan Calon Mahasiswa Baru, diumumkan setelah selesai pengolahan nilai ujian, atau dihitung sepuluh hari setelah pelaksanaan ujian.
        • Registrasi, Pembayaran SPP dan Pendaftaran Rencana Studi Mahasiswa Baru, dilaksanakan antara 10 (sepuluh)sampai 15 (lima belas) hari kerja.
        • Pembayaran SPP dan Pendaftaran Rencana Studi (KRS) diselenggarakan setiap semester satu bulan sebelum jadwal perkuliahan dimulai, dilaksanakan antara 10 s/d 15 hari kerja.
        • Perkuliahan dialokasikan 19 minggu per semester dengan rincian :
          • Kuliah tatap muka terjadwal selama 16 minggu.
          • Ujian Tengah Semester dilaksanakan dalam 1 minggu.
          • Ujian Akhir Semester dilaksanakan dalam 1 minggu.
          • Alokasi Penggunaan Waktu Libur :
            • Libur semester :
              • Libur Semester Ganjil selama 2 minggu
              • Libur Semeter Genap selama 2 minggu
            • Libur Khusus :
              • Hari dan Tanggal Libur Khusus selama 1 minggu pada menjelang dan setelah hari raya Idul Fitri,(mengacu pada SKB 3 Menteri).
              • Hari dan Tanggal Libur Khusus lainnya diadakan sehubungan dengan keadaan/kepentinganlainnyadiluar ketentuan tentang hari libur.
            • Libur Umum :
              • Libur Tahun Baru Masehi  perhitungan tahun Masehi.
              • Libur Idul Adha perhitungan tahun Hijriyah.
              • Libur Tahun Baru Imlek Perhitungan tahun Masehi.
              • Libur Tahun Baru Hijriyah perhitungan tahun Hijriyah.
              • Libur Hari Raya Nyepi perhitungan tahun Masehi.
              • Libur Wafat Yesus Kristus pehitungan athun Masehi.
              • Libur Maulid Nabi Muhammad SAW perhitungan tahun Hijriyah.
              • Libur Kenaikan Yesus Kristus perhitungan tahun Masehi.
              • Libur Hari Raya Waisak perhitungan tahun Masehi.
              • Libur Hari Kemerdekaan RI (tangga 17 Agustus) .
              • Libur Isra’ Mi’raj Nabi Muhammad SAW perhitungan tahun hijriyah.
              • Libur Idul Fitri perhitungan tahun Hijriyah.
              • Libur Idul Adha perhitungan tahun hijriyah.
              • Libur Hari Raya Natal perhitungan tahun Masehi.
              • (Penetapan tanggal hari-hari libur tersebut di atas mengacu pada SKB 3 Menteri)
        • Kuliah Kerja Nyata dilaksanakan minimal dalam 30 hari kerja.
        • Wisuda diselenggarakan dua kali setahun pada setiap akhir semester.